メールを送るときにファイルを添付して送る
機会は多いと思います。
役職が上がれば上がるほどほど、
添付ファイルの数が多ければ多いほど。
添付ファイルは、ハッキリ言って開きません。
なぜなら・・・
役職者になると、送られてくるメールは想像以上に多く、
添付ファイルがついていてもまず開かないでしょう。
ましてや、何個もついていると一体どれが重要なのかも
わからないのでさらに開かなくなります。
と、
少し大げさに言い切ってしまいましたが、
上記のことを理解してメールを作ることができるか。
これが報告をする上で非常に大切になってきます。
それでは、読まれやすいメールとはどんなメールなのか？
私が使っているメールを読んでもらうテクニックを何個か教えます。
どうすれば良いか？
どんなメールが良いのか？
もし、あなたが逆の立場であればどうでしょうか。
つまり、常に一日100通以上のメールを確認する必要が
あれば、あなたは、どうすると思いますか。
少し話は逸れますが、どんなことでも
相手の立場になって考えることが大事です。
では本題に戻りまして
あなたならどうしますでしょうか？
・・・
・・・
・・・
・・・
・・・
・・・
考えていただけましたでしょうか。
私が心がけていることは下記の通りです。
まずは、メールの『件名』です。
ここで既にフィルターがかかります。
例えば 件名に『打ち合わせの件』
とだけ、書いてあると後回しにされる可能性が高いです。
それよりも
(来期予算)打ち合わせの件【1月15日15時～＠本社会議室】
と書いてあるとどうでしょうか。
つまり、件名を見ただけで、ある程度内容がわかるようにする
ことがポイントです。
また、細かいですが件名の中に、カッコ【 】( )を良く使います。
なぜなら他のメールよりも、パット見たときに件名が目立つからです！
そして次に、本文です。
本文も要点を完結に書くことを心がけています。
例えば予算であれば
添付ファイルには各部署の詳細予算データがあるとしても
本文内ですぐに添付ファイルをご参照ください。
ではなく、
概要を本文内に明記しておくことがポイントです。
例えば今回のように来期予算の内容であれば
下記の通り、本文にポイントをベタ打ちします。
全体予算
売上高 100万円
売上総利益 30万円
経常利益 20万円
・・・
・・・
件名もそうですがポイントは、数字を入れることです。
数字を入れると一気に具体性が高まり、相手の興味を引くことができます。
そして、詳細については、添付ファイルをご参照ください。
と明記します。
こうすれば、最悪、添付ファイルは見なくても概要は伝えることができます。
これも、ポイントです。
自分は細かいところまで伝えたいかもしれないが、相手はもしかしたら
そこまで知る必要はない。と思っているかもしれません。
そうなると添付ファイルは開く必要はないと判断します。
自分本位にならず、常に相手のことを考えて書くことが大事です。
詳細内容を読み手が知りたいと思えばそこで初めて添付ファイルを開くでしょう。
まとめますと、
いかに読み手に読んでもらえるようにするか。
件名で興味を引き、概要で興味を引き、そして添付ファイルで
詳細を知ってもらう。という一段ずつ階段を上がっていくような
ストーリーを描くことが大事です。
そして、読み手が知りたい情報レベルを意識して
メールを作ることが大事です。
●まずは、件名で要件を伝える。
●そして、本文で概要を伝える。
●最後に、添付ファイルで詳細を伝える。
こんなイメージです。
マーケティングと同じで少しずつ興味を持たせるようにメールも段階を意識することです。
上記を意識してメール作成をするだけでも周りからの評価は一気に変わります！
私が意識しているメールテクニックはまだ他にもたくさんありますので
また、紹介していきます。
少しでもお役に立てれば嬉しいです。
最後までお読みいただきありがとうございました。